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档案资料的收集整理与利用
更新时间:2011-1-18

档案资料的收集整理与利用

 

第一节    收集工作

 

一、收集范围

1、旧政权档案、资料。包括中华人民共和国成立以前,民国、日伪、清朝以至历代在本地区保留下来的档案和资料。

2、革命历史档案、资料。即1919年“五四”运动到1949年中华人民共和国成立,整个新民主主义革命时期,中国共产党及其领导下的人民政权、军队、群众团体、企事业单位所形成的档案和资料。

3、建国以来,各级党政机关、群众团体、企业事业单位需要永久、长期保管的档案和人民公社的永久档案及有关资料,包括录音、录像、照片、光盘等。

4、革命家、政治家、军事家以知名人物在革命斗争中或在社会主义建设中形成的著述原稿、修正稿和历史版本;自传、日记、笔记、手迹、照片、来往信件、录音、录像等,反映其一生事迹的有关书刊、资料,回忆录等。

5、撤销的党政机关和企事业单位的全部档案资料。

6、市(县)级管理的离退休和死亡干部档案。

7、上级机关或本级党委、政府决定接收的其他档案和资料。

8、业务上挂单位的档案可暂时不交,待协商解决后再定。

二、收集档案的要求

1、以全宗为单位进行接收,一个全宗的档案要完整。

2、按照立卷的原则和方法,新整理方法按《归档文件整理技术规范》,经过整理、编目、验收合格的档案。

3、移交单位要编写立档单位全宗情况说明。

三、收集方法

1、档案馆应对接收的档案要调查摸底,制定接收方案,积极创造条件,按规定及时接收。

2、采用电话联系,询问互通情报,必要时档案馆派出人员进行博狗体育、交流有关档案资料目录。

四、收集时间和手续

1、收集时间。按档案馆法要求,县市级档案馆应接收各单位形成十年以上的档案,资料可随时接收。

2、收集手续。档案移交单位必须按规定要求备有三份案卷目录或案卷文件目录,档案馆按目录清点档案,核对无误,双方在移交档案清单上签字盖章各持一份,一份目录由档案室保存,两份交档案馆。

五、灵宝档案馆接收档案资料情况

灵宝档案馆成立以来,档案资料的接收工作,经历了四个阶段:第一阶段是1958年接收档案3650卷,建立14个全宗。收集各种资料5000余册;第二阶段是1979年至1980年接收档案10442卷;第三阶段是1982年至1988年接收档案6304卷。除此之外,还购进了大量的图书资料,馆藏量达18604卷,资料9424册。全馆共分四库:1库为永久档案;2库为长期档案;3库为历史、无头、四清档案;4库为资料,共编目216本。第四阶段是2006年至2007年,共接收47个单位的案卷级档案7856卷,文件级2772件,征集各种资料547册(件),目前全市馆藏量已达53630卷册,其中文书306352880件,永久152821353件,长期153531127件,专门档案259659卷,科技档案5177卷,声像2143张盒,资料11016册。

 

第二节    整理工作

 

档案馆对接收进馆的档案与资料,进行必要的整理、排列、上架,以便于保管和利用。主要的任务是将馆藏的档案资料根据其价值与保管期限,定期对已过期限的档案进行鉴定与调整。

1958年建馆以来,灵宝市对入库的档案资料进行了四次鉴定与调整。第一次是1959年底,由县委直接领导,组织力量,对解决后县委和政府机关的档案进行了全面的收集、整理与鉴定,全县鉴定案卷4100卷,初步开展了业务工作。第二次是19644月,对县直机关和各乡的档案重新进行了鉴定,调整了案卷。第三次是196510月至19664月,鉴定了县直60个单位和档案馆馆藏案卷共5480个,经鉴定后,新组案卷2692个。第四次是20034月至20049月,新档案馆建成后,继而又开展了档案馆达标升级活动,向省标一级馆迈进,档案馆对照《河南省各级国家综合档案馆等级标准和考评定级办法》(100条)及《河南省各级综合档案馆业务管理规范》对全部馆藏档案103个全宗及资料充分进行分析研究,决定进行一次全面的整理。一是调整馆藏结构,把原民国时期的资料增加为民国时期“旧政权档案”(82卷),把“革命历史档案”按时期从原103个全宗分离出来为一个整体,将原来作为文书档案的“地方病”、“流行病”、“知青”,调整为专门档案等。二是按省业务规范要求,全宗要按系统分类、排列,即“党群系统”、“人大政府系统”、“计划统计系统”等,对原103个全宗及全宗顺序号,重新进行了调整(灵档字〔20045号),现为126个全宗(部分全宗未进馆)。三是在整理过程中,原是袋装,全部换为无酸盒,并将原卷宗的封面的残缺项目补充完善,该换的换,该改的改,使其更加规范,符合质量要求。四是对全部资料按分类标准,部分类别也进行了调整、排列、上架9500余册。总之,在这次较大规模的整理活动中,共整理文书21771卷,其中永久档案10544卷,文书长期档案11227卷,专门档案9500卷,科技167,声像30卷(盒)。共计整理档案31024,资料11016册。

检索目录的编辑整理也是重要而艰巨的任务之一。自1958年建馆至今,通过四次较大的规模的接收整理工作,已编写出文书档案目录357本,其中永久164本,长期193本,专门档案目录40本,科技档案目录5本,声像目录1本,资料目录12本,其它辅助检索目录45本,共计459本。

档案馆的整理编目工作是一项十分艰巨而繁重的任务。经过几十年来的接收——整理(编目)——再接收——再整理(编目)+创新,使档案馆蒇量日益丰富,收集更加齐全,案卷质量逐步提高,管理更加科学,利用更加方便简捷。

 

第三节    档案资料的利用

 

随着时代的发展,档案馆以新的面貌向大众提供多方位的服务,对全社会将产生深刻的影响,在促进社会协调发展方面发挥着自己独特的作用,这就是档案的利用,也是档案价值的唯一体现。

(一)利用范围

全社会党政机关、人民团体、企业事业单位、全社会的任何公民(含外国人)只要持有各种有效证件(单位证照或介绍信、身份证、工作证),均可查阅已公开的档案资料,调取档案信息;有限制使用的档案(党政机要文件或涉密文件)必须经主管部门领导同意并持文字依据(电话通知也可),方可进行查阅使用(外国人使用须经省档案局批准)。

(二)利用须知

查阅利用档案资料人员必须按档案馆有关规章制度履行登记、缴费手续,并配合档案工作人员做好档案资料载体的保护工作。

(三)利用方法

凡查阅档案资料人员到阅览室向工作人员申请查阅内容,并配合工作人员翻阅案卷、文件目录,由工作人员到库房取出相关档案资料,查出所需内容后复印(或摘抄)、加章才能生效,双方配合做好档案利用效果记录工作后,利用者可以离开。

档案馆同时开设有来电代理查询服务业务,如有需要,可在网络提供档案信息,以方便外地用户。

(四)目前,灵宝市档案馆可为利用者提供的检索工具有案卷目录、文件目录、人名目录、部分机读目录,可根据用户需要选择使用。

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