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档案进馆工作中存在的问题与对策
作者:山东档案局  来源:山东档案局  更新时间:2012-12-19

 

档案进馆工作中存在的问题与对策

档案进馆是《档案法》和《山东省档案条例》赋予档案馆的职责和任务,是整个档案馆工作中最基础的部分,也是衡量馆藏档案质量高低、丰富馆藏、改善馆藏结构的重要环节。随着计算机技术、光盘技术在档案现代化管理中的广泛应用,档案进馆工作的好坏,直接关系到档案馆工作中的整理、鉴定、保管、检索、统计、编研、利用等各个环节。因此,研究探讨档案进馆工作,更新档案进馆工作观念,改进档案进馆工作方法,对于提高档案的利用率,扩大档案馆的社会影响具有非常重要的意义。

一、档案进馆工作存在的主要问题

1.档案进馆工作在一些单位没有得到相应的重视。《中华人民共和国档案法》已颁布十余年,省人大还颁布了《山东省档案条例》,但是在个别单位,档案进馆工作还没有得到足够的重视。他们认为这些档案是本机关在长期的工作中形成的,应该属于本机关所有,而不能无条件的移交给档案馆;有的进馆单位为了自己利用的方便,不愿意移交或者不全部移交档案进馆,违背了档案集中统一管理的原则。

2.机关档案人员缺乏档案移交进馆的知识。最近几年,政府机关进行了体育投注现金网和人员分流,档案管理人员的调整幅度也比较大,多数是兼职,有的甚至身兼数职,根本没有时间和精力顾及档案进馆;有的档案员的档案进馆知识缺乏,业务不熟练,对于档案进馆工作有畏难情绪,再加上进馆档案都是前任档案员整理的,他们不熟悉这部分档案的状况,所以都抱着多一事不如少一事的态度,对档案进馆工作的积极主动性不高。

3.归档文件收集不全,档案种类单一。有些单位由于认识上的偏差,不能严格执行《机关文件材料归档和不归档的范围》,不能及时将应该归档的文件收集归档,如有的单位缺少党组会议记录,主要原因是领导认为党组会议记录属于保密材料,担心存放在档案室里不安全,怕泄密,因此党组会议记录长期保存在机要人员手中。由于机要人员工作调动或其他原因,致使这部分材料不能及时向档案室移交,造成了重要档案材料的缺失甚至损坏。另外,还有个别单位的档案,只有请示,没有批复,或者只有批复,而没有请示,不能反映某一事件的前因后果。

还有一些单位只重视文书档案,而忽视了科技档案、声像档案和实物档案,对这些档案重要的历史价值及其在档案工作中的地位、作用认识不够,有的甚至认为“声像制品实物”不是档案,结果收集到的科技、声像实物档案寥寥无几,即使有这部分档案也不齐全,与要求相差甚远。

4.进馆档案整理不规范,没有严格按照规范要求对进馆档案进行整理,达不到进馆档案的质量标准,存在档案保管期限划分不准确,卷内目录填写简单,装订不整齐,检索工具不完善等问题。有的单位将某些工作的请示放在永久卷,而将批复放在长期,或者将批复放在永久,而将请示放在长期,有的甚至放在短期卷中,隔裂了文件之间的历史联系。还有个别单位将某一重要建筑物的征地、建筑、机器设备等重要档案的请示、批复全部放在短期卷中。

档案卷内目录填写不规范,存在文号不统一、责任者不能使用标准简称、题名简单等问题。如文件的题名仅仅是“会议通知”、“人民来信”和“任免通知”等,不能准确反映文件的内容,给档案检索带来不便。

某个单位在10年的档案中用了4种规格的卷皮,而且大小不一,颜色各异,有的在卷皮上乱勾乱写,影响了档案的美观;有的档案缺少卷内目录、备考表;有的档案没有装订;有的文件分类、组卷不合理,甚至没有立卷,散放在档案室中。 

二、档案进馆工作的对策

1.做好档案进馆的宣传工作。根据《山东省档案条例》的要求,山东省档案局从2001年年初就开展了1985年以前档案的进馆工作,并印发了鲁档发17号《关于进一步加强档案进馆工作的通知》,加强档案进馆工作的思想发动和宣传工作。博狗体育人员积极深入到进馆单位,向他们宣传《档案法》、《山东省档案条例》和鲁档发17号文件,通过座谈交流,沟通了思想,使这些单位认识到档案进馆工作的重要性,也得到了进馆单位领导的支持,确保了档案进馆工作的顺利完成。

2.开展档案进馆知识培训工作。为了促进档案进馆工作的顺利进行,山东省档案局专门举办了“省直机关档案进馆工作知识讲座”,该讲座从案卷质量标准、案卷的分类编号和案卷的检索工具等方面进行了阐述,明确了进馆档案的质量要求和移交档案应注意的事项。通过档案进馆知识讲座,增长了省直单位档案人员的档案进馆工作的知识,提高了机关档案人员的管理水平和业务水平。

3.加强档案进馆的检查指导工作。针对档案进馆单位的实际情况和进馆档案的质量问题,我们积极做好进馆工作的检查指导,加强档案馆与档案室之间的横向联系,提高档案管理水平和档案人员的技术能力。做到进馆档案收集齐全完整,整理编目科学规范,检索工具完善配套,同时还加强了对声像档案、实物档案、资料的接收进馆工作。

4.开展档案整理的有偿服务工作。为了档案进馆工作的开展,专门对2001-2002年度档案进馆单位进行摸底调查,根据以往档案进馆工作的具体实际和经验,采取“馆室结合、优势互补”的方法,充分发挥省档案馆的计算机设备和技术优势,开展进馆档案的有偿整理服务工作。2001年6月至12月,我们共接收山东省政府办公厅、省科委、省委宣传部等22家进馆单位2.4万余卷档案,著录文件级条目10万条、案卷级1.5万条,整理档案1.5万卷。这一做法开辟了一条档案馆为社会服务的新路子。

① 提高案卷质量,搞好技术服务。档案整理工作是一个系统化、综合性工作,包括目录复印、条目的修改、著录、核对和目录、案卷装订等环节。它是对漏编、漏订文件的修改,也是一个重新核对的过程。修改条目是最关键的,整理档案都是1985年前形成的。由于法规的不健全,立卷组卷要求不统一,不符合档案进馆的要求。在不改变档案本来面貌的情况下,我们重新进行档案的编目工作,包括:编页号、核对文件目录、填写备考表等,并逐项进行修改,严把案卷质量关。

② 加强档案整理人员的管理工作。加强进馆档案整理人员的管理,是进馆档案工作顺利开展的重要保证。首先,加强档案意识教育,使他们充分认识到档案工作的重要性,增强他们的事业心和责任感。第二,严格按照规章制度办事。第三,档案整理工作岗前培训,了解熟悉档案整理工作各个环节。

③ 利用社会力量和现有设备,节约了经费开支。利用省档案馆现有设备和技术的支持,协助档案进馆单位完成了档案进馆工作,确保了移交档案质量的规范统一,还节约了档案进馆单位的经费开支。档案整理服务是把社会服务作为服务宗旨。服务对象是档案进馆单位,这些单位在设备、软件、技术、人员和经费方面,都存在一定的困难。为了帮助解决这些困难,节约经费开支,就要压缩成本,注重档案整理的投入与产出,搞好成本核算。主要方法是:降低原材料的消耗,做到物尽其用;工作人员优化组合,合理分工;采取量化管理方式,按件计酬;处理好档案整理流水作业各环节的关系,减少扯皮现象。

④ 加强进馆档案工作的安全和保密工作。进馆档案的整理工作直接与档案原件打交道。针对这种情况,档案进馆工作各环节之间,特别是档案前处理工作,要直接从保护、抢救档案的职责出发,在各环节之间制定严格的岗位责任制度、工作人员考核制度及档案交接和管理制度,确保档案安全和保密的万无一失。

总之,在档案进馆工作中,我们对存在的各种问题,采取有针对性的措施,加强宣传,培养档案进馆意识,开展档案进馆知识讲座,对档案进馆工作进行检查指导,特别是我们开展的档案整理有偿服务工作,既提高了进馆档案的案卷质量,又节省了机关档案室的人力和物力,有力地促进了机关档案的进馆工作,这从1998-2001年档案进馆情况统计表中就可以看得清清楚楚。

1998—2001档案进馆情况统计表

项     目

1998

1999

2000

2001

单位数量(个)

7

7

8

22

档案数量(卷)

5123

5976

4365

24446

档案著录条(条)

0

0

0

115000

随着信息时代和知识经济的到来以及成功加入WTO,我国社会主义市场经济正在逐步完善,现代化建设蒸蒸日上,档案工作要跟上时代的步伐,适应时代的要求,就必须开拓创新,与时俱进,以档案进馆为契机,加强档案信息资源建设,丰富馆藏,改善馆藏结构,全面推进档案基础业务建设,使档案工作更好的为社会主义现代化建设服务。

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