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浅谈奖牌等荣誉实物档案的归档整理及保管
作者:王焕霞  更新时间:2012-8-30

浅谈奖牌等荣誉实物档案的归档整理及保管

现在,大多数单位档案室都保存有奖状、荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等实物资料,它们是上级有关部门对本单位各项活动评价的真实记录,反映了该单位工作水准和取得的成绩,是本单位整个工作活动记录的一部分,是总结工作、考察历史、进行传统教育的好素材,特别是那些省级、国家级荣誉实物,具有较高的保存价值。已有越来越多的单位开始重视起这方面内容,如有条件的单位都建有不同档次、不同规格的荣誉展室,使那些荣誉实物档案得到妥善保管。

然而事实上荣誉实物档案的重要性并没有引起有关人员足够重视,笔者曾去过好多基层档案室,发现有下列情况:一是荣誉实物档案随意存放。由于奖牌、奖杯等实物形状大小不一,不适合在档案柜存放,许多单位又受经济条件所限制,只能把他们随意堆放在档案室某个角落,既影响了档案室的美观,又导致许多珍贵的实物档案得不到有效保护,甚至部分已濒临损毁。二是查找困难。由于大多数单位的实物档案都没有编号、编目、建档,只是集中存放在一起,需要时在一堆实物中翻来覆去查找,既费时费力,也人为地损坏了实物档案,难以快速准确地提供利用。所以,做好荣誉实物的归档工作,是我们每一个档案工作者义不容辞的责任。那么如何做好荣誉性实物资料的归档整理及保管工作呢?具体步骤如下:

第一,          初步整理。由于奖状、证书、奖杯、奖牌等实物在归档过程中容易受污和破损,因此要对破损的奖状、证书进行修裱;奖杯、奖牌污损要清洁、抛光、保养,尽量恢复原状。在这个过程中荣誉实物要保持原始面貌,不得擅自拆卸、涂改、刻画着色或对其进行任意改变。

第二,          分类排序。荣誉实物档案按物品种类分类,同一种类的实物按时间顺序排列,时间相同的再根据其内容按重要程度排列,也可按种类结合级别或时间进行排列,一个单位的排序方法要相对统一。实物档案一般以“件”为单位进行整理,对于相同的多件实物档案,一般只归档一件。每一类的实物档案编制一个跨年度的大流水号,保管期限统一划定为“永久”。

第三,          贴标签。每件荣誉实物档案均应在其实体上贴附与目录信息相对应的标签,以便于保管和查找利用,如果作为陈列品存放,应在实物档案实体前摆放相关信息的标签,标明实物档案的名称、形成时间、事由、背景介绍等内容,以示实物档案的价值。标签应贴在实物档案不容易脱落的地方,较大的实物档案标签可贴在底座上。

第四,          编制目录。荣誉实物档案目录如图所示:

荣誉实物档案目录

类别:奖杯(奖牌、锦旗、奖状、证书等)

顺序

档号

获奖单位

授予部门

荣誉称号

获奖时间

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

第五,          荣誉实物档案的保管:

(一)荣誉实物档案应专库或专柜陈列保管;

(二)荣誉实物档案库(柜)应保持整洁、并定期除尘;

(三)存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜要放防防虫剂。

 

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